Giải đáp: Hồ sơ phòng cháy chữa cháy gồm những gì?

Trả lời nhanh — Theo khoản 1 Điều 4 Nghị định 105/2025/NĐ-CP, hồ sơ về phòng cháy, chữa cháy, cứu nạn, cứu hộ của cơ sở gồm 14 nhóm tài liệu (từ điểm a đến điểm o), do người đứng đầu cơ sở lập, quản lý và cập nhật. Từ 15/9/2026, Nghị định 347/2026/NĐ-CP sửa điểm c: văn bản chấp thuận kết quả nghiệm thu được thay bằng biên bản nghiệm thu hoàn thành theo pháp luật về xây dựng, đồng thời thay Mẫu số PC01 (Phiếu thông tin của cơ sở). Không phải cơ sở nào cũng có đủ 14 tài liệu: một số tài liệu chỉ áp dụng cho công trình thuộc diện thẩm duyệt, thẩm định thiết kế hoặc ghi rõ “nếu có”.

Cập nhật ngày 14/09/2026, đối chiếu văn bản gốc Nghị định 105/2025/NĐ-CP, Nghị định 347/2026/NĐ-CP và Nghị định 69/2026/NĐ-CP.

“Hồ sơ phòng cháy chữa cháy gồm những gì?” là câu hỏi chúng tôi nhận được thường xuyên từ chủ cơ sở kinh doanh, ban quản lý tòa nhà và chủ kho xưởng. Bài viết liệt kê đầy đủ các tài liệu theo quy định hiện hành, chỉ rõ tài liệu nào có phạm vi áp dụng riêng, ai lập, lưu trữ bao lâu và những điểm thay đổi từ ngày 15/9/2026.

Mục lục

Hồ sơ phòng cháy chữa cháy là gì?

Hồ sơ phòng cháy chữa cháy (tên gọi trong văn bản là hồ sơ về phòng cháy, chữa cháy, cứu nạn, cứu hộ) là tập hợp các tài liệu thể hiện việc cơ sở tổ chức, thực hiện và duy trì công tác phòng cháy, chữa cháy, cứu nạn, cứu hộ. Khi có đoàn kiểm tra, đây là bộ tài liệu cơ sở cần xuất trình.

Căn cứ hiện hành là Điều 4 Nghị định 105/2025/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Phòng cháy, chữa cháy và cứu nạn, cứu hộ số 55/2024/QH15, có hiệu lực từ 01/7/2025. Điều này được sửa đổi bởi Điều 11 và khoản 3 Điều 31 Nghị định 347/2026/NĐ-CP, có hiệu lực từ 15/9/2026.

Lưu ý: nhiều tài liệu cũ vẫn dẫn Nghị định 136/2020/NĐ-CP và Thông tư 149/2020/TT-BCA. Nghị định 136/2020/NĐ-CP đã hết hiệu lực từ ngày 01/7/2025 (điểm b khoản 2 Điều 45 Nghị định 105/2025/NĐ-CP), vì vậy danh mục hồ sơ cần đối chiếu theo Nghị định 105/2025/NĐ-CP.

Ai phải lập hồ sơ phòng cháy chữa cháy?

Khoản 2 Điều 4 quy định: “Người đứng đầu cơ sở lập, quản lý, cập nhật hồ sơ về phòng cháy, chữa cháy, cứu nạn, cứu hộ của cơ sở gồm các tài liệu quy định tại khoản 1 Điều này.”

Song song, khoản 3 Điều 4 quy định cơ quan quản lý chuyên ngành lập hồ sơ quản lý đối với cơ sở thuộc diện quản lý:

Cơ quan chuyên môn về xây dựng: gồm các tài liệu tại điểm h, k, m, n và o khoản 1;
Cơ quan Công an: gồm các tài liệu tại điểm a, h, k, l, m, n, o khoản 1 và các tài liệu khác theo quy định về công tác hồ sơ nghiệp vụ Công an nhân dân;
Ủy ban nhân dân cấp xã: gồm các tài liệu tại điểm a, h, k, l, m, n và o khoản 1.

Danh mục cơ sở thuộc diện quản lý về phòng cháy, chữa cháy được ban hành tại Phụ lục I Nghị định 105/2025/NĐ-CP. Mỗi cơ sở có loại hình, quy mô khác nhau, nên cần đối chiếu đúng loại hình của mình trước khi chuẩn bị hồ sơ. Với kho xưởng, có thể xem thêm quy định PCCC với kho hàng.

Hồ sơ PCCC gồm những gì? Danh sách 14 tài liệu

Bảng dưới đây liệt kê các tài liệu theo khoản 1 Điều 4 Nghị định 105/2025/NĐ-CP (điểm c đã cập nhật theo Nghị định 347/2026/NĐ-CP). Cột “Ghi chú” nêu phạm vi áp dụng và thời hạn lưu trữ theo đúng văn bản.

Điểm	Tài liệu	Ghi chú
a	Phiếu thông tin của cơ sở theo Mẫu số PC01	Từ 15/9/2026 dùng Mẫu PC01 mới (khoản 3 Điều 31 Nghị định 347/2026/NĐ-CP)
b	Nội quy phòng cháy, chữa cháy, cứu nạn, cứu hộ	—
c	Giấy chứng nhận thẩm duyệt thiết kế hoặc văn bản thẩm duyệt thiết kế về PCCC hoặc văn bản thẩm định thiết kế về PCCC; biên bản nghiệm thu hoàn thành hạng mục công trình, công trình có liên quan đến PCCC để đưa vào sử dụng theo quy định của pháp luật về xây dựng	Áp dụng đối với công trình thuộc diện phải thẩm duyệt thiết kế, thẩm định thiết kế về PCCC. Sửa đổi từ 15/9/2026
d	Quyết định thành lập Đội PCCC và CNCH cơ sở hoặc Đội PCCC và CNCH chuyên ngành hoặc văn bản phân công người thực hiện nhiệm vụ PCCC, CNCH tại cơ sở; thông báo kết quả huấn luyện nghiệp vụ PCCC, CNCH	Xem quy định tập huấn PCCC
đ	Phương án chữa cháy, cứu nạn, cứu hộ của cơ sở theo Mẫu số PC06	Người đứng đầu cơ sở tổ chức xây dựng và phê duyệt (khoản 1 Điều 15 Nghị định 105/2025/NĐ-CP)
e	Sổ theo dõi phương tiện PCCC, CNCH theo quy định của Bộ trưởng Bộ Công an	—
g	Biên bản tự kiểm tra về PCCC của cơ sở theo Mẫu số PC02	Lưu trữ tối thiểu 05 năm
h	Báo cáo kết quả thực hiện công tác PCCC, CNCH của cơ sở theo Mẫu số PC04	Lưu trữ tối thiểu 05 năm
i	Giấy chứng nhận bảo hiểm cháy, nổ bắt buộc	Đối với cơ sở phải mua bảo hiểm cháy, nổ bắt buộc. Lưu trữ tối thiểu 05 năm
k	Bản vẽ hoàn công hệ thống, hạng mục liên quan đến PCCC	Đối với công trình thuộc diện phải thẩm định thiết kế về PCCC
l	Thông báo kết quả xác minh, giải quyết vụ cháy của cơ quan Công an	Nếu có. Lưu trữ tối thiểu 05 năm
m	Biên bản kiểm tra về PCCC của UBND cấp xã hoặc cơ quan Công an, cơ quan chuyên môn về xây dựng trực tiếp quản lý cơ sở	—
n	Biên bản vi phạm hành chính, quyết định xử phạt vi phạm hành chính về PCCC và CNCH, quyết định tạm đình chỉ, đình chỉ hoạt động, phục hồi hoạt động của người có thẩm quyền, văn bản kiến nghị về PCCC của UBND cấp xã hoặc cơ quan Công an, cơ quan chuyên môn về xây dựng trực tiếp quản lý cơ sở	Nếu có. Lưu trữ tối thiểu 05 năm
o	Văn bản thể hiện việc phân công người thực hiện kiểm tra về PCCC tại cơ sở	Nếu có

Điểm c thay đổi thế nào từ 15/9/2026?

Trước 15/9/2026, điểm c ghi: giấy chứng nhận hoặc văn bản thẩm duyệt, văn bản thẩm định thiết kế, văn bản chấp thuận kết quả nghiệm thu về PCCC của cơ quan quản lý chuyên ngành đối với công trình thuộc diện phải thẩm duyệt thiết kế, thẩm định thiết kế về PCCC.

Khoản 1 Điều 11 Nghị định 347/2026/NĐ-CP sửa lại như sau:

“c) Giấy chứng nhận thẩm duyệt thiết kế hoặc văn bản thẩm duyệt thiết kế về phòng cháy và chữa cháy hoặc văn bản thẩm định thiết kế về phòng cháy và chữa cháy đối với công trình thuộc diện phải thẩm duyệt thiết kế, thẩm định thiết kế về phòng cháy và chữa cháy; biên bản nghiệm thu hoàn thành hạng mục công trình, công trình có liên quan đến phòng cháy và chữa cháy để đưa vào sử dụng theo quy định của pháp luật về xây dựng;”

Như vậy, thay đổi nằm ở một tài liệu trong điểm c: văn bản chấp thuận kết quả nghiệm thu của cơ quan quản lý được thay bằng biên bản nghiệm thu hoàn thành theo pháp luật về xây dựng. Giấy chứng nhận, văn bản thẩm duyệt hoặc văn bản thẩm định thiết kế vẫn phải có đối với công trình thuộc diện. Thay đổi này đi cùng việc Nghị định 347/2026/NĐ-CP bãi bỏ thủ tục cơ quan Công an kiểm tra công tác nghiệm thu và cấp văn bản chấp thuận kết quả nghiệm thu (Điều 10 Nghị định 105/2025/NĐ-CP). Chi tiết xem bài Nghị định 347/2026/NĐ-CP.

Mẫu Phiếu thông tin cơ sở PC01 được thay mới

Khoản 3 Điều 31 Nghị định 347/2026/NĐ-CP thay thế Mẫu số PC01 tại Phụ lục VIII Nghị định 105/2025/NĐ-CP bằng mẫu mới, có hiệu lực từ 15/9/2026. Cơ sở lập mới hoặc cập nhật Phiếu thông tin nên dùng mẫu kèm theo Nghị định 347/2026/NĐ-CP.

Hồ sơ PCCC lưu trữ thế nào và trong bao lâu?

Khoản 4 Điều 4 (sửa đổi bởi khoản 2 Điều 11 Nghị định 347/2026/NĐ-CP) quy định:

“4. Hồ sơ quy định tại khoản 2 và khoản 3 Điều này được lập, lưu trữ dưới dạng tài liệu giấy hoặc tài liệu điện tử hoặc kết hợp tài liệu giấy và tài liệu điện tử theo quy định của pháp luật về lưu trữ. Tài liệu quy định tại các điểm g, h, i, l và điểm n khoản 1 Điều này được lưu trữ tối thiểu 05 năm kể từ năm lập, ban hành.”

Hai điểm cần hiểu đúng:

Việc lưu hồ sơ dạng giấy, điện tử hoặc kết hợp và mức lưu tối thiểu 05 năm đã có từ Nghị định 105/2025/NĐ-CP ban đầu; Nghị định 347/2026/NĐ-CP chỉ bổ sung chữ “lập”.
Mức 05 năm chỉ áp dụng cho 5 loại tài liệu: biên bản tự kiểm tra (g), báo cáo kết quả công tác PCCC (h), giấy chứng nhận bảo hiểm cháy, nổ bắt buộc (i), thông báo kết quả xác minh vụ cháy (l), biên bản vi phạm và các quyết định xử lý (n). Không phải toàn bộ hồ sơ.

Những hiểu nhầm thường gặp về hồ sơ PCCC

“Cơ sở nào cũng phải có đủ 14 tài liệu” — không đúng. Điểm c và k chỉ áp dụng cho công trình thuộc diện thẩm duyệt, thẩm định thiết kế; điểm i chỉ áp dụng cho cơ sở phải mua bảo hiểm cháy, nổ bắt buộc; điểm l, n, o ghi “nếu có”.
“Từ 15/9/2026 hồ sơ chỉ cần biên bản nghiệm thu” — không đúng. Biên bản nghiệm thu chỉ thay văn bản chấp thuận kết quả nghiệm thu; các tài liệu khác và giấy tờ thẩm duyệt, thẩm định thiết kế vẫn giữ nguyên.
“Nghị định 347 chỉ sửa một mục trong hồ sơ” — chưa đầy đủ. Ngoài điểm c, Nghị định 347 còn thay Mẫu PC01 dùng cho điểm a.
“Toàn bộ hồ sơ phải lưu 05 năm” — không đúng, chỉ 5 loại tài liệu nêu trên.

Làm hồ sơ phòng cháy chữa cháy có mất phí không?

Điều 4 Nghị định 105/2025/NĐ-CP quy định thành phần hồ sơ và trách nhiệm lập hồ sơ, không quy định lệ phí lập hồ sơ. Khoản phí thường bị gọi nhầm là “phí làm hồ sơ PCCC” là phí thẩm định phê duyệt thiết kế phòng cháy và chữa cháy đối với dự án, công trình, phương tiện giao thông:

Thông tư 70/2025/TT-BTC (hiệu lực 01/7/2025, thay thế Thông tư 258/2016/TT-BTC): mức thu tính theo tổng mức đầu tư nhân tỷ lệ tính phí, tối thiểu 500.000 đồng/dự án, tối đa 150.000.000 đồng/dự án. Dự án do cơ quan chuyên môn về xây dựng thẩm định nội dung PCCC thì thu phí thẩm định theo pháp luật về xây dựng; phương tiện giao thông do cơ quan đăng kiểm thẩm định thì thu giá dịch vụ.
Thông tư 64/2025/TT-BTC: mức thu phí thẩm định phê duyệt thiết kế PCCC bằng 50% mức thu theo biểu phí, áp dụng từ 01/7/2025 đến hết 31/12/2026.

Không xuất trình được hồ sơ PCCC có bị phạt không?

Nghị định 106/2025/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực PCCC và CNCH, được sửa đổi bởi Nghị định 69/2026/NĐ-CP (hiệu lực 20/4/2026). Hai hành vi liên quan trực tiếp đến hồ sơ:

Không xuất trình hồ sơ về PCCC, CNCH phục vụ kiểm tra, thanh tra là hành vi bị xử phạt tại điểm a khoản 1 Điều 10 Nghị định 106/2025/NĐ-CP (sửa đổi bởi Điều 5 Nghị định 69/2026/NĐ-CP).
Tổ chức, cá nhân sử dụng người thuộc các điểm c, d, đ, e, g khoản 1 Điều 45 Luật PCCC và CNCH thực hiện nhiệm vụ PCCC, CNCH nhưng chưa có văn bản thông báo kết quả huấn luyện: phạt tiền 6.000.000 – 8.000.000 đồng (khoản 4 Điều 6, sửa đổi bởi Điều 4 Nghị định 69/2026/NĐ-CP).

Mức phạt tiền tại Chương II Nghị định 106/2025/NĐ-CP là mức áp dụng đối với cá nhân; tổ chức có cùng hành vi vi phạm bị phạt gấp 02 lần; hộ gia đình, hộ kinh doanh áp dụng mức phạt đối với cá nhân (Điều 4 Nghị định 106/2025/NĐ-CP).

Câu hỏi thường gặp

Hồ sơ phòng cháy chữa cháy của cơ sở gồm bao nhiêu tài liệu?

Khoản 1 Điều 4 Nghị định 105/2025/NĐ-CP liệt kê 14 nhóm tài liệu từ điểm a đến điểm o. Một số tài liệu chỉ áp dụng cho công trình thuộc diện thẩm duyệt, thẩm định thiết kế, cho cơ sở phải mua bảo hiểm cháy, nổ bắt buộc, hoặc ghi “nếu có”.

Ai chịu trách nhiệm lập hồ sơ PCCC?

Người đứng đầu cơ sở lập, quản lý, cập nhật hồ sơ về phòng cháy, chữa cháy, cứu nạn, cứu hộ của cơ sở (khoản 2 Điều 4 Nghị định 105/2025/NĐ-CP).

Từ 15/9/2026 hồ sơ PCCC thay đổi gì?

Điểm c được sửa: văn bản chấp thuận kết quả nghiệm thu được thay bằng biên bản nghiệm thu hoàn thành theo pháp luật về xây dựng; Mẫu PC01 được thay mới. Căn cứ: Điều 11 và khoản 3 Điều 31 Nghị định 347/2026/NĐ-CP.

Hồ sơ PCCC có được lưu bằng file điện tử không?

Có. Hồ sơ được lập, lưu trữ dạng giấy, điện tử hoặc kết hợp theo pháp luật về lưu trữ. Quy định này đã có từ Nghị định 105/2025/NĐ-CP, không phải điểm mới của Nghị định 347/2026/NĐ-CP.

Căn cứ pháp lý

Luật Phòng cháy, chữa cháy và cứu nạn, cứu hộ số 55/2024/QH15.
Nghị định 105/2025/NĐ-CP: Điều 4, khoản 1 Điều 15, điểm b khoản 2 Điều 45, Phụ lục I.
Nghị định 347/2026/NĐ-CP: Điều 11, khoản 3 Điều 31 (hiệu lực 15/9/2026).
Nghị định 106/2025/NĐ-CP, sửa đổi bởi Nghị định 69/2026/NĐ-CP: Điều 4, khoản 4 Điều 6, điểm a khoản 1 Điều 10.
Thông tư 70/2025/TT-BTC; Thông tư 64/2025/TT-BTC.

Bài viết mang tính thông tin tham khảo, được đối chiếu với văn bản gốc ngày 14/09/2026, không thay thế văn bản quy phạm pháp luật. Khi áp dụng cho cơ sở cụ thể, anh chị nên đối chiếu văn bản gốc và hướng dẫn của cơ quan quản lý trực tiếp.

Cần rà soát bộ hồ sơ PCCC theo đúng loại hình cơ sở? Kỹ sư Thietbi114 hỗ trợ đối chiếu danh mục hồ sơ, khảo sát thực tế và tư vấn trang bị theo QCVN 10:2025/BCA. Liên hệ: